Chuẩn bị tổ chức, điều hành, kiểm soát buổi hòa giải bao gồm các hoạt động sau:

- Lập danh sách những người tham gia buổi hòa giải

Ngoài các bên, hòa giải viên cần lưu ý mời người có quyền và lợi ích liên quan đến mâu thuẫn, tranh chấp tham dự buổi hòa giải. Trường hợp nội dung thỏa thuận hòa giải thành liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người thứ ba thì phải được người thứ ba đồng ý. Nếu thấy cần thiết, hòa giải viên và một trong các bên khi được sự đồng ý của bên kia có thể mời người có uy tín trong dòng họ, ở nơi sinh sống, nơi làm việc; người có trình độ pháp lý, có kiến thức xã hội; già làng, chức sắc tôn giáo, người biết rõ vụ, việc; đại diện của cơ quan, tổ chức hoặc người có uy tín khác tham gia hòa giải.

Ví dụ: Anh A vay của anh B 70 triệu đồng, không làm giấy vay tiền. Việc vay tiền có chị C, người cùng công ty của hai anh biết. Vừa qua, anh A bị bệnh nặng và qua đời. Trước khi chết, anh A đã kịp dặn dò, chia tài sản của mình cho bố mẹ, vợ, song lại quên khoản nợ trên. Sau khi biết tang lễ cho anh A hoàn tất, anh B đến đề nghị vợ anh A - chị D, trả số tiền 70 triệu đồng. Chị D không đồng ý trả vì chị không thấy chồng kể về việc này. Hai bên xảy ra tranh chấp và đề nghị tổ hòa giải giúp đỡ. Trong trường hợp này, việc trả anh B 70 triệu đồng sẽ liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích của bố mẹ anh A. Do đó, hòa giải viên bên cạnh việc mời chị C, người biết về việc vay tiền giữa anh A và anh A, cần mời thêm bố mẹ anh A tham gia buổi hòa giải.

Để biết thông tin về người có trình độ pháp lý, có kiến thức xã hội hiện đang sinh sống hoặc làm việc tại địa phương, hòa giải viên có thể tham khảo ý kiến của bí thư chi bộ thôn, tổ dân phố; trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố; công chức tư pháp - hộ tịch. Hiện nay, tại một số địa phương đang triển khai thực hiện phân công cán bộ, đảng viên phụ trách hộ gia đình nơi cư trú và việc thực hiện bước đầu có hiệu quả tích cực. Ngay sau khi được giao nhiệm vụ phụ trách, các đảng viên có trách nhiệm đến từng hộ gia đình tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng chính đáng của nhân dân, tuyên truyền, vận động các hộ gia đình thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư... Theo đó, bí thư chi bộ thôn, tổ dân phố sẽ phần nào nắm bắt được những thông tin cơ bản của người dân cư trú trên địa bàn.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 417 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 thì một trong các điều kiện công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án là “Các bên tham gia thỏa thuận hòa giải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự”. Pháp luật dân sự quy định, người từ đủ 18 tuổi trở lên là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp bị mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Dân sự năm 2015). Theo đó, trường hợp vụ việc có một trong các bên là người bị mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì hòa giải viên cần lưu ý mời người đại diện theo pháp luật/hoặc người giám hộ tham gia hòa giải.

Ví dụ 1: A, 20 tuổi, bị Tòa án ra quyết định tuyên bố là người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Ngày 20/01 vừa qua, A cạy cửa, trốn ra ngoài chơi. Thấy chiếc xe ô tô nhà bà X đỗ trước cửa nhà, A lấy viên đá ven đường vẽ nghịch lên xe làm xước toàn bộ mặt trước và hai bên xe. Thiệt hại gây ra cho bà X là 10 triệu đồng. Ông B, bố của A và cũng là người được Tòa án chỉ định người giám hộ cho A đề nghị được bồi thường cho gia đình bà X 3 triệu vì hoàn cảnh gia đình ông rất khó khăn. Bà X không đồng ý. Vụ việc được đưa ra tổ hòa giải. Trong trường hợp này, các bên tham gia hòa giải được xác định là bà X và ông B.

Ví dụ 2: Lê Văn S, 19 tuổi, nghiện ma túy dẫn đến phá tán tài sản của gia đình và theo yêu cầu của bà B, mẹ của S, Tòa án huyện M đã quyết định tuyên bố S là người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, bà B là người đại diện theo pháp luật của S. Vừa qua, S có hành vi gây thiệt hại cho anh  H số tiền 50 triệu đồng. Anh H yêu cầu S bồi thường toàn bộ số tiền cho mình nhưng S không đồng ý vì S chỉ vô ý gây ra thiệt hại. Vụ việc được đề nghị tổ hòa giải giúp đỡ.

Trường hợp này, do việc thực hiện trách nhiệm bồi thường thiệt hại sẽ liên quan trực tiếp đến tài sản của S - người bị Tòa án tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự nên hòa giải viên cần mời bà B tham gia hòa giải.

Trường hợp một hoặc các bên là tổ chức thì sẽ do người đại diện hợp pháp của tổ chức tham gia hòa giải.

- Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức buổi hòa giải

Trong thực tiễn rất ít trường hợp hòa giải viên chỉ tiến hành hoà giải một lần là có thể giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn được ngay mà trái lại để vận động, giúp đỡ các bên tự dàn xếp, thoả thuận chấm dứt tranh chấp, mâu thuẫn, hoà giải viên phải kiên trì, tốn nhiều thời gian, công sức gặp gỡ từng bên hoặc các bên nhiều lần để phân tích, giải thích. Hơn nữa, các bên cũng cần có thời gian để suy ngẫm những điều hoà giải viên đã phân tích, giải thích và cân nhắc thiệt hơn để quyết định cách hòa giải mâu thuẫn, tranh chấp. Vì vậy, việc lựa chọn thời gian và địa điểm tiến hành hoà giải thường được tiến hành sau khi hòa giải viên đã có sự tiếp xúc trực tiếp với các bên mâu thuẫn, tranh chấp.

Về thời gian hòa giải, để bảo đảm việc hòa giải được tiến hành kịp thời, tránh dây dưa, kéo dài, dẫn đến những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày được phân công, hòa giải viên bắt đầu tiến hành hòa giải, trừ trường hợp cần thiết phải hòa giải ngay khi chứng kiến vụ, việc hoặc các bên có thỏa thuận khác về thời gian hòa giải.

Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, việc hoà giải kịp thời, đúng lúc hoặc ngay sau khi sự việc xảy ra thì càng thuận lợi cho việc hòa giải đạt được kết quả, bởi nếu để mâu thuẫn, tranh chấp kéo dài, rất có thể trở nên gay gắt, phức tạp hơn, việc giúp đỡ các bên đạt được thoả thuận sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Chính vì vậy, trường hợp hoà giải viên là người trực tiếp chứng kiến tranh chấp, mâu thuẫn và xét thấy cần thiết phải hoà giải ngay thì việc hoà giải có thể được tiến hành ngay tại thời điểm và nơi xảy ra tranh chấp.

Ví dụ: Anh P trong khi đã ngà ngà men rượu có lời nói trêu ghẹo, dùng tay sờ soạng lên người vợ anh T, nên bị anh T đánh ngã đập mồm xuống đất xưng to. Sau khi bị đánh, anh P gọi điện cho anh em người cùng bản đến để ăn thua đủ, “quyết sinh tử” với anh T và cầm quốc của quán gần đó lao vào đòi đánh anh T. Nhận định sự việc rất căng thẳng, cần giải quyết ngay để kịp thời phòng ngừa việc tổ chức đánh người, dẫn đến tình trạng nhiều người vi phạm pháp luật, gây mất trật tự an ninh xã hội, nên ngay khi phát hiện vụ việc, ông Q cùng một số người dân có mặt kịp thời can ngăn, đưa mỗi người ra một địa điểm khác nhau, đồng thời gọi các thành viên khác của tổ hòa giải đến để phối hợp giải quyết. Vụ việc kết thúc với kết quả hòa giải thành, hai bên đều tự nguyện xin lỗi và bỏ qua cho nhau, không bên nào đòi hỏi bên kia phải bồi thường.

- Gửi thông báo, giấy mời cho những người tham gia buổi hòa giải

- Dự kiến chương trình buổi hòa giải

Việc làm này là cần thiết để mọi người tham gia buổi hòa giải được chủ động tham gia ý kiến, phát biểu, tranh luận...

- Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.