* Về ghi chép của hòa giải viên

Để lưu giữ các thông tin cần thiết làm cơ sở tiến hành hòa giải vụ việc mâu thuẫn, tranh chấp, hòa giải viên cần phải ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến vụ việc để lưu giữ các thông tin cần thiết làm cơ sở tiến hành hòa giải vụ việc mâu thuẫn, tranh chấp. Nội dung ghi chép bao gồm:

- Nội dung cuộc gặp gỡ, tiếp xúc với từng bên tranh chấp;

- Nội dung trao đổi giữa hòa giải viên với những cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan;

- Ý kiến tư vấn của những người được mời tham gia hòa giải (những người có uy tín trong dòng họ ở nơi sinh sống, nơi làm việc; người có trình độ pháp lý, có kiến thức xã hội; già làng, trưởng bản, chức sắc tôn giáo, người biết rõ vụ việc; đại diện của cơ quan, tổ chức liên quan hoặc người có uy tín khác);

- Diễn biến buổi hòa giải.

Yêu cầu ghi chép:

- Trung thực, đầy đủ, chính xác và chi tiết các nội dung, tình tiết sự việc, ý kiến và số liệu.

- Chú ý vào các vấn đề trọng tâm của vụ việc.

Trong quá trình ghi chép, hòa giải viên cần lưu ý một số kỹ năng cụ thể sau:

- Ghi những điều có giá trị: Chỉ nên ghi lại những thông tin có giá trị, đây chính là cách ghi chép chủ động; cần quyết định điều gì có giá trị để ghi lại, đừng cố ghi lại nguyên văn cuộc đối thoại, không cần ghi lại những thứ không cần thiết, chỉ ghi lại những ý kiến và sự kiện quan trọng, không phải mọi thứ đều có giá trị.

- Không cần đẹp nhưng phải thật rõ ràng: Không cần phải viết ngay ngắn, sạch đẹp. Không nên quá chú ý đến các lỗi chính tả và các lỗi ngữ pháp. Điểm quan trọng là phải viết thật rõ ràng và dễ hiểu. Bạn cần sắp xếp thông tin một cách có tổ chức để bảo đảm có thể hiểu ngay khi đọc lại, chú trọng quá nhiều vào hình thức ghi chép sẽ mất tập trung lắng nghe.

- Không nên quá chú ý đến các lỗi chính tả và các lỗi ngữ pháp.

- Có thể để chừa lại nhiều khoảng trống trong sổ ghi chép để điền thêm những gì quên trong quá trình trao đổi, tìm hiểu vụ việc.

- Sử dụng hệ thống viết tắt, các biểu tượng, bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh, đánh số:

+ Để ghi chép nhanh, hòa giải viên có thể sử dụng hệ thống viết tắt, các biểu tượng.

+ Để kích thích khả năng ghi nhớ của mình, hòa giải viên nên thể hiện thông tin ghi chép được dưới dạng bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh minh họa, đánh số, gạch chân cho những ý chính, ý trọng tâm cho dễ hiểu, dễ nhớ.

- Đừng ngần ngại khi đặt câu hỏi cho người trình bày:

Khi chưa hiểu rõ ý của một người nào đó, hòa giải viên đừng ngần ngại, hãy đặt câu hỏi để làm sáng tỏ thông tin, bảo đảm nội dung ghi chép chuẩn xác, trung thực.

 - Nếu được người đối thoại cho phép, hòa giải viên có thể ghi âm lại.

* Đối với ghi Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở

Theo Điểm d Khoản 2 Điều 28 Luật hòa giải ở cơ sở và Khoản 1 Điều 11 Nghị định số 15/2014/NĐ-CP ngày 27/02/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hòa giải ở cơ sở, ngày 21/4/2014, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành mẫu Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở tại Quyết định số 889/QĐ-BTP. Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở có ký hiệu: TP/HG-2014-TDHĐ và được sử dụng thống nhất trên khổ giấy 210 x 297 mm.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi Sổ của hòa giải viên, mẫu Sổ được thiết kế theo dạng bảng và gồm 11 cột như sau:

- Cột 1: Số thứ tự của vụ, việc hòa giải đã thực hiện trong năm.

- Cột 2: Ngày, tháng năm nhận vụ, việc hòa giải.

- Cột 3: Ngày, tháng năm thực hiện hòa giải.

- Cột 4: Họ và tên, tuổi, địa chỉ các bên, người có liên quan đến vụ, việc hòa giải (nếu có)

- Cột 5: Họ và tên hòa giải viên, người chứng kiến việc hòa giải, người được mời tham gia hòa giải (nếu có)

- Cột 6: Nội dung chủ yếu của vụ, việc và yêu cầu của các bên

- Cột 7: Thỏa thuận của các bên (hoặc yêu cầu của mỗi bên) sau khi hòa giải

- Cột 8, 9: Kết quả hòa giải

- Cột 10: Chữ ký của hòa giải viên; người chứng kiến việc hòa giải; người được mời tham gia hòa giải (nếu có)

- Cột 10: Ghi chú

Việc ghi Sổ được thực hiện như sau:

- Hòa giải viên ghi các thông tin về vụ, việc đã thực hiện hòa giải liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống. Nội dung ghi phải chính xác, chữ viết phải rõ ràng. Nếu có sai sót khi ghi chép, thì người ghi chép trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, ghi chép lại. Cụ thể như sau:

+ Cột 1: Thứ tự các vụ, việc được ghi chép theo năm tính từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12; bắt đầu từ số 01 và ghi liên tục đến hết năm. Trong trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác, thì hòa giải viên phải lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau, thì hòa giải viên ghi vụ, việc hòa giải đầu tiên của năm sau tại trang mới và bắt đầu từ số 01.

+ Cột 6: Ghi tóm tắt mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật đã được hòa giải; nguyên nhân của mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật; yêu cầu của các bên…

+ Cột 7: Ghi thỏa thuận của các bên trong trường hợp các bên đạt được thỏa thuận; hoặc ghi yêu cầu của mỗi bên trong trường hợp các bên không đạt được thỏa thuận.

+ Cột (8, 9): Đánh dấu (x) vào ô tương ứng với kết quả hòa giải.

- Tổ trưởng tổ hòa giải phải giữ gìn, bảo quản, lưu trữ Sổ, không được để nhòe hoặc rách nát. Khi thôi giữ nhiệm vụ, tổ trưởng tổ hòa giải phải bàn giao Sổ cho người kế nhiệm. Khi hết năm  theo dõi, tổ trưởng tổ hòa giải có trách nhiệm thóng kê tổng số vụ, việc đã thực hiện hòa giải; tổng số vụ, việc đã hòa giải thành và hòa giải không thành; ký, ghi rõ họ tên và xin chữ ký, đóng dấu xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã.

* Lập văn bản hòa giải thành, văn bản hòa giải không thành

- Văn bản hòa giải thành

Trong trường hợp các bên thỏa thuận lập văn bản hòa giải thành, hòa giải viên có thể giúp các bên lập văn bản này gồm các nội dung chính sau đây:

+ Căn cứ tiến hành hòa giải: Nêu rõ việc hòa giải được thực hiện trong trường hợp nào.

+ Thông tin cơ bản về các bên: Họ và tên, tuổi, địa chỉ các bên, người có liên quan đến vụ, việc hòa giải (nếu có).

+ Nội dung chủ yếu của vụ, việc: Ghi tóm tắt mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật đã được hòa giải; nguyên nhân của mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật.

+ Diễn biến của quá trình hòa giải: Ghi tóm tắt quá trình tổ chức hòa giải vụ việc (tổ chức gặp gỡ từng bên, tổ chức buổi hòa giải giữa các bên - thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung: ý kiến hòa giải viên, ý kiến từng bên).

+ Thỏa thuận đạt được và giải pháp thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên: Ghi rõ giải pháp hai bên thống nhất để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp. Trong đó, nêu rõ để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp, hai bên đã thống nhất quyền và nghĩa vụ của từng bên như thế nào.

+ Phương thức, thời hạn thực hiện thỏa thuận: Nêu cách thức, phương pháp và thời hạn thực hiện thỏa thuận.

+ Chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên và của hòa giải viên.

- Văn bản hòa giải không thành

Trường hợp các bên yêu cầu lập văn bản hòa giải không thành, thì hòa giải viên lập văn bản hòa giải không thành gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Căn cứ tiến hành hòa giải: Nêu rõ việc hòa giải được thực hiện trong trường hợp nào.

+ Thông tin cơ bản về các bên: Họ và tên, tuổi, địa chỉ các bên, người có liên quan đến vụ, việc hòa giải (nếu có).

+ Nội dung chủ yếu của vụ, việc: Ghi tóm tắt mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật đã được hòa giải; nguyên nhân của mâu thuẫn, tranh chấp, vi phạm pháp luật.

+ Diễn biến của quá trình hòa giải: Ghi tóm tắt quá trình tổ chức hòa giải vụ việc (tổ chức gặp gỡ từng bên, tổ chức buổi hòa giải giữa các bên - thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung: ý kiến hòa giải viên, ý kiến từng bên).

+ Yêu cầu của mỗi bên về từng vấn đề tranh chấp sau khi hòa giải.

+ Lý do hòa giải không thành: Nêu lý do chủ yếu dẫn đến việc hai bên không thỏa thuận được với nhau về cách giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp.

+ Chữ ký của hòa giải viên./.