Điều 16, Luật Hòa giải ở cơ sở quy định các căn cứ để tiến hành hòa giải ở cơ sở gao gồm:

Thứ nhất, một bên hoặc các bên yêu cầu hòa giải.

Quy định này nhằm đề cao tính tự nguyện, chủ động của các bên khi có nhu cầu hoà giải mâu thuẫn, tranh chấp và vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, Luật Hòa giải ở cơ sở không quy định các bên phải có đơn đề nghị hòa giải.

Thực tế thời gian qua đã khẳng định việc hòa giải nếu được các bên yêu cầu thì việc hòa giải diễn ra thuận lợi hơn so với các trường hợp khác. Do đó, khi các bên tranh chấp, mâu thuẫn tìm đến để yêu cầu thực hiện hoà giải, hoà giải viên cần cân nhắc xem xét vụ, việc được yêu cầu hoà giải có thuộc phạm vi hoà giải ở cơ sở hay không. Thông thường, phần lớn các bên có tranh chấp, mâu thuẫn đều tìm đến tổ hoà giải vì tổ hoà giải là nơi gần gũi, thuận tiện nhất, giải quyết kịp thời các tranh chấp, xích mích mới phát sinh... Tuy nhiên, cần lưu ý phân biệt đối với trường hợp, các bên tranh chấp, mâu thuẫn tìm đến tổ hoà giải không phải để được giải quyết bằng con đường hoà giải đối với các tranh chấp, mâu thuẫn mà nhằm mục đích trốn tránh việc xử lý hành chính hoặc hình sự đối với hành vi vi phạm pháp luật do họ gây ra.

 Thứ hai, hòa giải viên chủ động tiến hành hòa giải khi trực tiếp chứng kiến hoặc biết vụ, việc thuộc phạm vi hòa giải.

Theo đó, khi hòa giải viên trực tiếp chứng kiến tranh chấp, mâu thuẫn giữa các bên đang xảy ra (ví dụ, tranh chấp lối đi chung giữa hai gia đình và họ đang cãi vã, chửi mắng nhau...) hoặc biết vụ, việc thuộc phạm vi hòa giải, và nhận thức rằng nếu không kịp thời hòa giải, ngăn chặn ngay thì có thể dẫn tới xô sát, đánh nhau gây thương tích thì hòa giải viên có thể tự mình chủ động gặp gỡ ngay các bên tranh chấp, mâu thuẫn để hòa giải. Việc chủ động tiến hành hòa giải của hòa giải viên trong trường hợp này là rất cần thiết để giải quyết kịp thời những mâu thuẫn, tranh chấp trong cộng đồng dân cư, tránh để chuyện bé xé ra to, từ tranh chấp dân sự chuyển thành phạm tội hình sự.

Thứ ba, theo sự phân công của tổ trưởng tổ hòa giải hay theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan.

Theo Điều 18 Luật Hòa giải ở cơ sở, tổ trưởng tổ hòa giải phân công hòa giải viên tiến hành hòa giải trong trường hợp các bên không lựa chọn hòa giải viên. Tổ trưởng tổ hòa giải không phân công hòa giải viên tiến hành hòa giải nếu có căn cứ cho rằng hòa giải viên có quyền, lợi ích, nghĩa vụ liên quan đến vụ, việc hòa giải hoặc có lý do khác dẫn đến không thể bảo đảm khách quan, công bằng trong hòa giải. Trong quá trình hòa giải, nếu hòa giải viên vi phạm nguyên tắc hoạt động hòa giải hoặc nghĩa vụ khác của hòa giải viên thì tổ trưởng tổ hòa giải phân công hòa giải viên khác thực hiện việc hòa giải.

Tùy thuộc đối tượng, tính chất của vụ, việc hòa giải, điều kiện mâu thuẫn, tranh chấp và quan hệ gia đình, xã hội của các bên, tổ trưởng tổ hòa giải xem xét, lựa chọn, cử hòa giải viên tham gia hòa giải vụ, việc sao cho phù hợp (theo các tiêu chí như lứa tuổi, giới tính, địa vị xã hội, kinh nghiệm sống, ví dụ, nếu các bên tranh chấp, mâu thuẫn là nữ giới thì nên phân công hòa giải viên là nữ…).

 Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần thiết, hoà giải viên được yêu cầu hoặc phân công hòa giải có thể từ chối việc hoà giải hoặc đề nghị yêu cầu, phân công hòa giải viên viên khác nếu có căn cứ cho rằng mình có quyền, lợi ích và nghĩa vụ liên quan đến vụ, việc hoà giải hoặc liên quan đến một trong các bên tranh chấp, mâu thuẫn và việc từ chối này nhằm bảo đảm việc hoà giải được khách quan, công bằng.