Trước khi bắt đầu tiến hành hoà giải, hòa giải viên phải kiểm tra lại chính xác thông tin những người tham gia phiên hoà giải để bảo đảm triệu tập người tham gia phiên hoà giải được đầy đủ, không bị bỏ sót, nhất là những người có quyền, nghĩa vụ liên quan. Có thuộc các trường hợp phải có người đại diện không? Nếu có người đại diện theo uỷ quyền, thì thủ tục pháp lý về uỷ quyền đã hợp lệ chưa, phạm vi uỷ quyền như thế nào? Đối với trường hợp đại diện đương nhiên thì người đại diện đương nhiên đó có đúng pháp luật không?

Điều hành phiên hòa giải phải đảm bảo nội dung đã dự tính. Nghi thức buổi hòa giải cần thực hiện đơn giản gọn nhẹ, nên biểu hiện tình cảm làng xóm, họ hàng, gia đình... để giảm căng thẳng cho các bên khi tham dự. Các nội dung được hòa giải viên trình bày tại buổi hòa giải phải tập trung, ngắn gọn và súc tích.

Hòa giải viên dành thời gian cho các bên tham gia đưa ra quan điểm, ý kiến nhưng cần thông báo cho họ thời gian giới hạn cho việc trình bày để tránh lan man mất thời gian và hướng vào vấn đề trọng tâm. Người điều hành phải kiểm soát thời gian, sao cho vừa đảm bảo nội dung, vừa linh hoạt theo diễn tiến thực tế của phiên hòa giải, không quá máy móc, cứng nhắc.

Đảm bảo tính dân chủ, công bằng trong phiên hòa giải: Các nội dung trình bày của các bên phải hết sức ngắn gọn để dành thời gian cho người khác đưa ra ý kiến. Vấn đề nào xét thấy có mức độ ít liên quan đến nội dung vụ việc thì hòa giải viên cần chủ động dừng tranh luận và hướng các bên quay trở lại nội dung chính. Vấn đề nào có tác dụng tích cực tới tất cả các bên để có thể tìm ra tiếng nói chung thì hòa giải viên cần tập trung khai thác, định hướng các bên vào vấn đề đó.

Điều hành tập trung, có điểm nhấn, có trọng tâm: Việc sắp xếp nội dung, việc xem xét các nội dung vụ việc, việc chọn người đưa ra ý kiến  góp phần tạo nên những trọng tâm của phiên hòa giải, đó cũng chính là điểm nhấn, dấu ấn của phiên hòa giải.

Để có buổi hòa giải diễn ra trong kiểm soát, hòa giải viên cần tổ chức và điều hành tốt buổi hòa giải. Ngoài ra cũng cần có một số kỹ năng để kiểm soát phiên hòa giải để tránh những tình huống đáng tiếc có thể xảy ra.

Để chuẩn bị cho việc đó hòa giải viên cần đối xử nhạy cảm với các bên:

Cần thể hiện thái độ quan tâm và nhạy cảm khi nói chuyện với các đối tượng yếu thế (phụ nữ, người già, người tàn tật...). Vì một số người có thể miễn cưỡng khi cung cấp các thông tin chi tiết về vụ việc, do dự khi kể về vụ việc hoặc cố gắng rút lại lời khai về một số điểm. Một số người lại cảm thấy lo sợ họ có thể gặp khó khăn, bất lợi khi nói ra quan điểm của mình.

Người tiến hành hòa giải cần cung cấp trước cho các bên những thông tin có liên quan đến quá trình hòa giải để tránh sự hiểu lầm không đáng có và xây dựng niềm tin của họ.

Tạo ra không gian thân thiện và cởi mở để các bên có thể bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc cũng như quan điểm của họ về vụ việc. Tránh tạo không khí tiêu cực, khiến một số người có cảm giác như đang bị hỏi cung hay phán xét.

Hòa giải viên cần thể hiện sự đối xử tôn trọng với tất cả các bên. Khi cả hai bên đều có mặt tại buổi hòa giải, hòa giải viên phải bảo đảm rằng không có bất cứ ai phải chịu áp lực hay bị đe dọa từ người khác.

Quan sát mọi thay đổi trong cách ứng xử của các bên so với buổi gặp sơ bộ ban đầu. Nếu một bên có dấu hiệu không thoải mái hoặc sợ hãi, người tiến hành hòa giải cần tạm dừng buổi hòa giải, dành thời gian gặp riêng từng bên để xem xét lại các tình tiết và chứng cứ của vụ việc.

Trong quá trình phân tích vụ việc và đi đến thống nhất cách giải quyết tại buổi hòa giải, hòa giải viên cần lưu ý:

- Khi phân tích vụ việc, cần bảo đảm rằng người tiến hành hòa giải đã có được mọi tài liệu có liên quan đến vụ việc hiện tại và trong quá khứ.

- Nghiên cứu các quy định của pháp luật có liên quan để bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc pháp luật. Nếu chưa chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia trong lĩnh vực pháp luật có liên quan.

Đối với vụ việc có phát sinh bạo lực, hòa giải viên cần nhấn mạnh rằng không được dùng bạo lực để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp; đồng thời cần cảnh báo cho người gây bạo lực biết họ có thể bị áp dụng những chế tài mạnh hơn nếu tiếp tục gây ra bạo lực.

Việc xử lý đối với người gây bạo lực có thể bao gồm cả việc tiếp cận và điều trị cho họ (trong trường hợp người gây bạo lực nghiện rượu hoặc ma túy). Việc hòa giải nên tiếp cận dưới góc độ hỗ trợ và bảo vệ bên yếu thế.

Các cách ứng phó, hóa giải xung đột mà hòa giải viên có thể sử dụng để kiểm soát, định hướng buổi hòa giải:

Sự né tránh: Đây là cách khi gặp xung đột thì né tránh sự va chạm, đối đầu với mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu của các bên, thua cũng không sao. Cách này dễ tạo ra kết quả các bên cùng chấp nhận dừng tranh chấp để giữ hòa khí, nhưng nguy cơ bùng phát tranh chấp vẫn tiềm ẩn.

Sự nhường nhịn, xoa dịu: Cách nàv quan tâm đến giữa các mối quan hệ chứ không cần quan tâm đến kết quả quyền lợi. Vì vậy khi các bên giải quyết xung đột theo kiểu này có thể hy sinh quyền lợi của mình nhưng giữ được mối quan hệ thân thiện với bên kia và mọi người khác trong cộng đồng.

Sự thỏa hiệp: Mỗi bên trong tranh chấp có thể phải hy sinh một chút quyền lợi để đạt được một số quyền lợi khác. Họ cùng nhau tìm những giải pháp trung hòa để đôi bên cùng có một phần lợi ích. Có thể tạo ra kết quả cùng thắng hoặc cùng thua thiệt.

Sự hợp tác: Cách này coi trọng cả mục đích và mối quan hệ. Các bên hợp tác với nhau tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả đôi bên, chú trọng sự đồng thuận. Tất cả các bên phải cùng theo đuổi tìm kiếm giải pháp tốt cho các bên chứ không chỉ cho một bên. Cách này tạo ra được kết quả cả hai bên đều thắng.